Waarom vragen wij om een volmacht of verklaring van erfrecht?

Steeds vaker krijgen wij vragen van familieleden die zaken willen regelen voor een naaste: een oudere ouder, een dementerende partner, of een dierbare die is overleden. Dat zijn vaak emotionele momenten, en we begrijpen dat het dan niet fijn voelt als we om een handtekening of document vragen voordat we iets kunnen doen. Toch doen we dat altijd, en we leggen hier graag uit waarom.

Als een relatie is overleden

Na een overlijden mogen wij niet zomaar met iedereen die zich als familielid meldt over de polis praten of iets wijzigen. Dat is niet omdat we u niet vertrouwen, maar omdat wij moeten weten wie namens de erfgenamen bevoegd is om te handelen. Dat blijkt uit een van de volgende documenten:

• een verklaring van erfrecht, opgesteld door een notaris;
• een testament waarin iemand als executeur is benoemd;
• of een volmacht van alle erfgenamen aan één persoon.

Zodra wij een melding van overlijden ontvangen, passen wij de aanhef op de polis aan naar “de Erven van [naam]”. Dat kunnen wij direct doen, zonder verdere documenten. Voor alles daarna — inzage in de polis, wijzigingen, of een uitkering — hebben wij een van de bovenstaande documenten nodig.

Als een relatie zelf niet meer in staat is om zaken te regelen

Bij ouder wordende of dementerende relaties komt het voor dat een naaste de verzekeringszaken wil overnemen, terwijl de relatie zelf nog in leven is. Ook dan mogen wij niet zonder meer gegevens delen. De persoon in kwestie is en blijft namelijk beschermd door de privacywetgeving (AVG), ook als hij of zij dat zelf niet meer goed kan aangeven.

Om iemand anders zaken te laten regelen, is een van de volgende nodig:

• een volmacht, notarieel of onderhands opgesteld door de relatie zelf (met een kopie identiteitsbewijs van de gevolmachtigde);
• een bewindvoerder, benoemd door de kantonrechter, voor zover het gaat om financiële zaken zoals verzekeringen.

Een mondelinge toelichting aan de telefoon — hoe begrijpelijk ook — is voor ons niet voldoende om gegevens te mogen delen.

Wat kunt u het beste doen?

Herkent u zich in een van deze situaties, dan raden wij aan om dit vooraf te regelen, liefst nog terwijl uw naaste dit zelf kan aangeven:

• Laat tijdig een volmacht opstellen als u verwacht dat u ooit zaken voor een naaste moet regelen.
• Bewaar na een overlijden de verklaring van erfrecht goed; u heeft deze vaker nodig dan alleen bij ons.
• Neem gerust contact met ons op om te overleggen welk document in uw situatie nodig is — wij denken graag met u mee.

Heeft u een van deze documenten al, of wilt u weten wat in uw situatie precies nodig is? Neem gerust contact met ons op, dan kijken we samen wat er nodig is om dit voor u in orde te maken.